Funcionários e prestadores de serviço: grupos de acesso sem planilha

O problema da planilha

Em muitos condomínios, o controle de quem trabalha no prédio vive numa planilha, num caderno da portaria ou na memória do zelador. O cadastro nos terminais é feito pessoa por pessoa, porta por porta. Funciona enquanto a equipe é pequena e ninguém muda.

O problema aparece com o tempo. O prestador que terminou o contrato continua com acesso. O funcionário novo foi cadastrado na portaria social e não na de serviço. A empresa terceirizada trocou metade da equipe e avisou só por telefone. E ninguém sabe dizer com segurança quem ainda abre o portão da garagem.

Pensar em grupos, e não em pessoas

Uma forma mais simples de organizar é criar grupos de acesso. Cada grupo representa um papel no condomínio e tem um conjunto de portas. Por exemplo:

• Moradores: todas as portas.
• Funcionários: entrada de serviço e áreas técnicas.
• Equipe da piscina: entrada de serviço e área de lazer.
• Manutenção predial: garagem e casa de máquinas.

Quando alguém entra para a equipe, basta colocá-lo no grupo certo, e ele passa a ter acesso às portas do grupo. Quando sai, basta tirá-lo, e o acesso some de todas as portas de uma vez. Exceções continuam possíveis: uma pessoa pode receber uma porta a mais, individualmente, sem que seja preciso criar um grupo só para ela.

Outra vantagem aparece quando o condomínio muda. Se uma nova porta é instalada na área técnica, basta incluí-la no grupo de manutenção, e todos os membros passam a ter acesso a ela, sem cadastro pessoa por pessoa.

Validade: o acesso que termina sozinho

Prestador de serviço quase sempre tem data para acabar: uma reforma de três semanas, um contrato de seis meses, uma obra no salão de festas. Cadastrar essas pessoas com data de início e de fim evita depender de alguém lembrar de remover o acesso depois.

Para funcionários fixos, a validade pode ficar em aberto, mas o desligamento precisa entrar no processo de saída. Assim como se recolhe o uniforme e as chaves, se retira o acesso, no mesmo dia.

Separe o cadastro da pessoa do acesso dela

Outro hábito que ajuda é manter um cadastro completo de cada pessoa, com documento, e tratar o acesso como algo que se dá e se tira. Assim, o prestador que volta no ano seguinte não vira um cadastro duplicado, e a informação de quem ele é continua no lugar certo.

Também ajuda registrar de qual empresa cada prestador vem e quem, no condomínio, autorizou a entrada dele. Quando a empresa troca a equipe, fica fácil saber quem precisa sair e quem precisa entrar.

Combine o aviso com as empresas terceirizadas

Boa parte dos acessos esquecidos nasce de uma troca de equipe que ninguém comunicou. Combine com cada empresa que presta serviço ao condomínio um aviso formal, por e-mail ou por escrito, sempre que alguém sair ou entrar. Esse aviso vira o gatilho para mexer no grupo de acesso no mesmo dia e deixa claro de quem é a responsabilidade se ele não vier.

E os horários?

Muitos condomínios também querem limitar os horários em que funcionários e prestadores entram, por exemplo só em dias úteis. Vale discutir essa regra com a administração e perguntar, na hora de contratar, como o sistema e os terminais escolhidos lidam com ela. Mesmo sem restrição por horário, a validade por período e a revisão frequente dos grupos já reduzem bastante o risco de acessos esquecidos.

Uma rotina de revisão

Grupos organizados continuam precisando de atenção. Uma rotina mensal curta resolve:

• Revisar quem está em cada grupo.
• Conferir os prestadores com validade vencendo nas próximas semanas.
• Comparar a lista de funcionários com a folha de pagamento ou com a relação da empresa terceirizada.
• Olhar as recusas no histórico de acessos, que costumam revelar cadastros esquecidos ou vencidos.

Como a Abriu cuida disso

Na Abriu, grupos de acesso como Moradores ou Funcionários dão aos seus membros todas as portas do grupo, e uma pessoa também pode receber portas individualmente; o acesso final é a soma dos dois. Membros são adicionados com uma busca, até 500 de uma vez, e removidos em lote. Prestadores de serviço têm cadastro próprio, com validade.

Cada pessoa tem um único cadastro por documento, comparado sem pontuação, para evitar duplicidade. Quem é desativado ou excluído sai de todos os terminais, e cada mudança vira um envio conferido para cada aparelho, com o painel mostrando o que chegou e o que falhou, e a possibilidade de tentar de novo.