Síndico, administradora e porteiro: quem faz o quê no sistema de acesso

Por que uma senha só é um problema

É comum que o acesso ao painel seja compartilhado: a mesma senha no celular do síndico, no computador da portaria e na administradora. Isso tem duas consequências. A primeira é que ninguém sabe quem fez cada alteração, então um cadastro indevido ou uma porta aberta pelo painel não tem autor. A segunda é que, quando alguém sai, a senha precisa ser trocada em todos os lugares, e raramente é.

Cada pessoa com o próprio usuário, com só o que precisa, resolve as duas coisas. É mais trabalho no começo e menos problema depois. E, quando o painel aceita um login social, como a conta do Google, cada pessoa entra com a própria conta e ninguém precisa anotar senha em lugar nenhum.

Os papéis que costumam existir

A divisão varia de prédio para prédio, mas quase todo condomínio tem estes papéis:

• Síndico: aprova mudanças, vê tudo, e é quem responde pelo sistema perante os moradores. Costuma ser administrador.
• Administradora: faz o trabalho de cadastro no dia a dia, cuida de funcionários e prestadores, exporta relatórios.
• Portaria: consulta cadastros, cria convites para visitantes e abre portas quando há uma razão, com registro.
• Conselho: consulta o histórico e a auditoria, sem alterar nada.
• Moradores: convidam os próprios visitantes e veem o cadastro da própria unidade.

Nem todo condomínio precisa de todos esses papéis, e às vezes a mesma pessoa acumula dois. O importante é que cada usuário tenha um nome e que o que ele pode fazer esteja decidido.

As permissões que merecem cuidado

Algumas ações são mais sensíveis que outras, e vale decidir com atenção quem as tem. Abrir uma porta pelo painel é a principal: é uma abertura sem rosto e sem convite, e deve exigir uma permissão própria, pedir um motivo e ficar registrada. Cadastrar e excluir pessoas é a segunda: quem pode criar um cadastro pode dar acesso ao prédio a qualquer um.

Ver o histórico de acessos também merece atenção, porque ele revela a rotina dos moradores. A LGPD pede que o acesso a esse tipo de dado seja limitado a quem precisa dele. Um conselheiro curioso não é uma necessidade.

Entradas e saídas de quem administra

Síndicos mudam, administradoras são trocadas e funcionários da portaria saem. Cada uma dessas mudanças precisa chegar ao painel no mesmo dia: o usuário de quem saiu é desativado, e o de quem entra é criado com as permissões do papel. Se a troca de síndico acontecer sem um administrador ativo no painel, o condomínio fica sem ninguém que possa cadastrar. Por isso vale ter sempre dois administradores.

Na troca de administradora, a nova empresa deve receber usuários próprios, e não a senha da anterior. É um dos itens mais esquecidos na transição, e um dos que mais importam.

O que escrever no regimento

Vale registrar, numa norma simples aprovada pelo conselho ou pela assembleia, quem tem acesso ao painel e com quais permissões, quem pode abrir portas pelo painel e em quais situações, e com que frequência a lista de usuários é revisada. Esse documento protege o síndico, porque mostra que o acesso aos dados foi decidido e não improvisado.

A revisão da lista de usuários pode acompanhar a prestação de contas: a cada assembleia, o síndico apresenta quem tem acesso ao painel e com qual papel. É um minuto de pauta que evita uma discussão longa quando algo dá errado.

Como a Abriu cuida disso

Na Abriu, cada usuário do painel tem o próprio login, com permissões por área: cadastro de pessoas, convites, histórico, auditoria, dispositivos, configurações. Abrir portas pelo painel exige uma permissão própria, pede confirmação, aceita um motivo e fica na auditoria, inclusive quando a tentativa falha. A auditoria, com quem fez cada ação e o resultado, é visível só para administradores.

Moradores podem ter acesso ao painel ligado à própria unidade, para convidar os próprios visitantes. Desativar um usuário corta o acesso na hora, e quem já entrou com a senha pode associar a conta do Google para entrar sem senha depois, com o primeiro acesso sempre pela senha.