A primeira semana depois da instalação: o que acompanhar para a troca dar certo

Dia 1 e 2: o sistema antigo ainda funciona

A regra mais importante da primeira semana é não desligar o que existia. Cartões, controles e a abertura pelo porteiro continuam funcionando enquanto o novo sistema é testado em uso real. Isso tira a pressão: quem não foi reconhecido entra do jeito antigo, avisa, e o cadastro é corrigido com calma.

Nesses dois dias, alguém da administração deve passar um tempo na portaria nos horários de maior movimento, de manhã e no fim da tarde, observando as passagens. É ali que se descobre que o terminal está um pouco alto demais ou que o sol da tarde bate na câmera.

O que medir

Algumas perguntas simples, respondidas com o histórico de acessos, mostram se a instalação está boa:

• Quantas tentativas negadas aconteceram por dia, e de quem? Uma mesma pessoa negada várias vezes tem a foto ruim.
• Quantos moradores ainda não têm o rosto cadastrado, e quais unidades concentram as pendências?
• Em qual porta e em qual horário as negativas se concentram? Isso aponta para luz, ângulo ou altura.
• Quanto tempo a fechadura fica liberada? Se as pessoas empurram a porta antes de ela abrir, o tempo está curto.

Dia 3 a 5: corrigir cadastros e fotos

Com os números da primeira fase, a correção é objetiva. Fotos de quem foi negado são refeitas, de preferência no próprio condomínio, com a câmera do celular e boa luz. Moradores sem cadastro recebem um lembrete por unidade, e não um aviso geral no elevador, que ninguém lê. Funcionários são conferidos um a um, incluindo os do turno da noite, que costumam ficar de fora.

É também o momento de ajustar o que é do instalador: inclinação do terminal, tempo de abertura, sensibilidade. Um ajuste pequeno nessa fase evita meses de reclamação. Vale combinar com o instalador, antes da instalação, uma visita de ajuste no meio da primeira semana, já incluída no serviço.

Comunicação com os moradores

Boa parte das reclamações da primeira semana vem de expectativa, e não de falha. O morador que se aproxima de lado, com o boné na cabeça e o celular na mão, não vai ser reconhecido, e vai dizer que o sistema não funciona. Um aviso curto, com o jeito certo de se posicionar, resolve a maior parte disso.

Também ajuda ter um canal único para as reclamações, como um número de WhatsApp da administração, para que elas cheguem a quem pode corrigir e não ao grupo do condomínio. Cada reclamação respondida com uma correção visível, como uma foto refeita no mesmo dia, vale por dez avisos no mural.

Dia 6 e 7: decidir quando desligar o antigo

Ao fim da semana, a administração tem o que precisa para decidir: a taxa de reconhecimento está boa, as pendências de cadastro estão listadas e os ajustes do instalador foram feitos. O sistema antigo pode ser desligado quando a quase totalidade dos moradores entra pelo novo sem ajuda. Se ainda há muitas pendências, vale manter os dois por mais uma semana, com uma data de corte comunicada.

O desligamento do antigo é também o momento de recolher cartões e controles que não serão mais usados, para que não fiquem circulando. Um comunicado curto fecha a semana: o que foi ajustado, quantos moradores já estão cadastrados e como pedir ajuda daqui em diante.

Como a Abriu cuida disso

Na Abriu, o histórico de acessos mostra os acessos negados com quem, quando, por qual porta e por qual método, com filtros por pessoa, terminal e período, e a lista pode ser exportada em PDF. A tela Completar cadastros mostra no celular uma pessoa pendente de cada vez, e a foto é tirada na hora, ajustada pelo painel e enviada aos terminais, com a confirmação de que chegou a cada um.

Terminais Hikvision que já existiam continuam aceitando os cartões importados, então o período de convivência não exige dois sistemas. A nossa equipe acompanha a primeira semana de cada condomínio e recebe os relatórios de funcionamento da central, mas o acompanhamento na portaria, nos horários de pico, continua sendo do condomínio.